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單位
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職稱
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姓名
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業務職掌項目
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工作手冊
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秘書室
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主任秘書
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李錫棟
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綜理秘書業務。
本單位年度工作計劃、人力評估與年度預算事宜
人事交接之監督事宜。
校長交辦之各項業務。
全校法規彙編、審核。
本校契約書草約之審核、訴訟及其他法務工作。
臨時交辦事項。
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秘書室
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組員
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范子喬
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◎ 教育部WebVue電子公文系統
教育部電子公文交換系統收發公文作業。
電子公文系統平台功能管理。
◎ 校外機關公文收文作業
全校電子公文及紙本收文、分文作業。
分判每日收文之承辦單位及決行層級。
電腦登錄來函公文內容及查詢事項。
逾期公文查催。
◎ 校外機關公文發文作業
全校電子公文及紙本發文處理作業。
紙本發文校對、用印。
◎ 用印申請作業
各類公文、聘書、感謝狀、契約書及各類證書等用印事宜。
印信典守及使用。
◎ 調案作業
檔案調借申請作業。
公文影本影印提供。
◎ 公文歸檔作業
公文歸檔、影像建檔及入冊事宜。
公文單位案號分類、歸檔。
◎ 校內各單位公文
辦理本室公文收發、登錄、分送事宜。
各類簽、函稿、開會通知單等公文登錄送陳。
公文陳核登記及查詢作業。
◎ 內部控制與內部稽核作業
內部控制制度手冊之修正作業。
製作內部稽核人員聘書。
辦理內部稽核人員講習。
內部稽核會議召開作業。
協調稽核人員與受稽核單位稽核時間。
內部稽核相關資料整理及管理。
陳送內部稽核報告事宜。
◎ 其他事項
本校文書處理暨檔案管理作業手冊修訂。
不屬各單位公文之承辦。
永續報告書編撰作業。
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工作手冊
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秘書室
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組員
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許曉菁
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校長交辦事項。
校長室網頁維護、更新。
校長行程登記與協調。
校長室陳核公文之收發事宜。
校長室公文簽辦處理。
校長室外賓、訪客接待及拍照紀錄事宜。
校長室行政庶務及維護管理事宜。
校長室重要及機密文件之處理。
校長室公關事務處理及經費核銷。
辦理一級主管會議召開作業。
一級主管會議資料及議程之彙整、印製。
一級主管會議記錄及歸檔管理。
協助辦理校務發展暨管考委員會議召開作業。
校務發展暨管考委員會議資料及議程之彙整、印製。
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工作手冊
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秘書室
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組員
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李健維
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◎ 校務會議提案審查委員會
會議組成、召開與執行
◎ 校務會議
會議組成、召開與執行
校務會議決議事項管考與追蹤。
◎ 行政會議
會議組成、召開與執行
行政會議決議事項管考與追蹤。
◎ 法規審查小組會議
會議組成、召開與執行
法規審查小組決議事項管考與追蹤。
◎ 永續發展基金管理委員會
會議組成、召開與執行
◎ 社會資源發展委員會
會議組成、召開與執行
◎ 新聞媒體對外公關事務。
◎ 校門口 LED 系統訊息登錄及管理。
◎ 校園電視公告系統訊息登錄及管理。
◎ 工讀生管理與經費核銷。
◎ 每日高教新聞彙整並e 化作業。
◎ 年度行事曆之彙整。
◎ 性別平等教育委員會
性別平等網頁維護及管理。
製作性別平等教育委員聘書。
性別平等教育委員會議召開作業。
性別平等調查小組會議召開作業。
撰寫性別平等調查小組會議訪談紀錄。
填報教育部性平網站進行結案作業。
◎ 本校組織規程修訂作業。
◎ 本校組織架構圖更新作業。
◎ 本室校務發展計畫撰寫作業。
◎ 本室年度工作計畫作業。
◎ 本室規章之訂定及修訂。
◎ 全校法規彙編更新作業。
◎ 秘書室網頁更新作業。
◎ 玄奘新聞特刊(季刊)印製。
◎ 臨時業務
主管臨時交辦事項
單位同仁互助業務
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工作手冊
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